Tugas 2 : Rangkuman

Rangkuman :

BAB 7 : Struktur Pengendalian Internal

            Struktur Pelaksanaan no.2 menyatakan :

“struktur pengendalian internal yang ada harus dipelajari dan dimengerti secukupnya guna merencanakan pemeriksaan dan menentukan sifat, waktu dan luasnya pengujian yang dilakukan.”

Fokus yang diutamakan adalah pentingnya struktur pengendalian internal dan elememen-elemennya yang ada di kesatuan usaha. Kemudian, bagi para akuntan pemeriksa yang penting adalah cara dan prosedur untuk memperoleh bukti yang cukup atas struktur pengendalian internal. Hal ini disebabkan bahwa struktur pengendalian internal merupakan bukti pemeriksaan.

Pentingnya pengendalian internal :

Pentingnya pengendalian internal bagi manajemen dan akuntan pemeriksa telah lama diakui dari berbagai literature, factor-faktor yang dipengaruhi oleh struktur pengendalian internal sebuah perusahaan meliputi :

1.      Luas dan ukuran entitas perusahaan yang sangat kompleks. Hal ini mengakibatkan manajeman harus percaya pada laporan-laporan serta analisis-analisis untuk operasi pengendalian yang efektif.

2.      Pengecekan dan penelahaan melekat pada SPI yang baik. Hal ini mempunyai arti bahwa SPI mampu mencegah kelemahan manusia dan mengurangi kemungkinan kesalahanb dan penyimpangan yang terjadi.

3.      SPI  dapat dipraktikan oleh akuntan pemeriksa untuk mengaudit perusahaan dengan biaya yang terbatas (tertentu)

Bagi perusahaan, SPI dapat digunakan lebih efektif untuk mencegah penggelapan atau penyimpangan. Dengan kata lain, memberikan kepastian bahwa penggelapan laporan keuangan dapat tercegah atau “subyek deteksi awal.”

Kandungan SPI :

Struktur pengendalian internal mempunyai kandungan yang meliputi kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur yang ditetapkan yang menyediakan kepastian bahwa sasaran entitas yang khusus akan dicapai.

Sasaran perusahaan dapat berupa susunan financial dan non financial, sebagai missal, sasaran financial berupa kekurangan dan ketetapan pelaporan keuangan kepada pemegang saham atau Bapepam. Sasaran financial yang khusus dapat berupa perbaikan kas masuk dan pendapatan per lembar saham. Sasaran financial meliputi pengendalian kualitas, pengembangan produk, penelitian pasar dll.

Kaitan dengan akuntan pemeriksa berkaitan dengan kebijakan dan prosedur sasaran financial. Istilah kebijakan adalah kerangka yang telah ditetapkan oleh manajemen untuk mencapai sasaran financial, sedangkan prosedur adalah langkah-langkah khusus yang harus diamati yang ada di dalam kebijakan.

            Elemen SPI :

I.                   Lingkungan Pengendalian

Faktor-faktor yang terkandung dalam lingkungan pengendalian :

a.     Philosopi manajemen menurunkan kunci yang ditetapkan untuk mengendalikan lingkungan dalam organisasi. Karakteristik philosofi menajemen dan gaya operasi yang berpengaruh besar terhadap lingkungan pengendalian adalah :

1.      Pendekatan untuk memantau risiko bisnis

2.      Penekakan pada pencapaian anggaran dan laba

3.      Sikap dan tindakan terhadap laporan keuangan

b.      Struktur Organisasi

Struktur organisasi mengkontribusikan pada lingkungan pengendalian yang baik. Struktur organisai sebuah perusahaan meliputi :

1.Bentuk dan sifat unit operasi, termasuk identifikasi fungsi-fungsi manajemen yang berhubungan dan pelaporan.

2. Penugasan tanggung jawab dan delegasi kekuasaan yang berada dalam unit organisasi.

c.       Komite Pemeriksa

Komite pemeriksa mempunyai peranan yang sangat penting dalam mengatasi praktik pelaporan keuangan perusahaan. Komite pemeriksa juga membantu struktur keuangan dalam menyelesaikan fungsi pertanggung jawaban. Komite pemeriksa mempunyai hubungan yang langsung baik dengan pemeriksa eksternal maupun internal.

d.  Metode menetapkan wewenang dan pertanggung jawaban keberhasilan pengendalian dalam suatu organisasi tercapai jika pertanggung jawaban secara jelas ditetapkan dan komunikasinya.

e.       Metode Pengendalian Manajemen

Metode ini berhubungan dengan kemampuan manajemen mengawasi secara efektif aktivitas perusahaan. Kunci-kunci yang dilakukan oleh manajemen :
   

1.      Anggaran, anggaran mempunyai arti penetapan dan pengkomunikasian perencananan manajemen bagi seluruh kegiatan perusahaan.

2.  Pelaporan internal; sistem pelaporan internal yang efektif dari berbagai tingkatan manajemen menunjukkan lingkungan pengendalian yang sehat.

3. Pemeriksa internal; pemeriksa internal mengkontribusikan terhadap lingkungan pengendalian dengan membantu manajemen memonitor keefektifan dari pengendalian yang lain.

f.       Kebijakan dan Praktikan Karyawan yang cakap

Dasar yang paling pokok dalam lingkungan pengendalian adalah kecakapan dan kejujuran karyawan yang melaksanakan kebijakan dan praktik/prosedur.

g.      Pengaruh Eksternal

Keberhasilan pengendalian sebuah entitas sangat dipengaruhi oleh keberadaan atas pengawasan dan kepatuhan yang dibutuhkan dengan badan pembuat undang-undang(legislatif) dan undang-undangnya itu sendiri.

II.                Sistem Akuntansi

Sistem akuntansi didefinisikan sebagai elemen struktur pengendalian sebagai metode dan pencatatan yang ditetapkan untuk mengidentifikasikan, menganalisis, mengklasifikasi, mencatat dan melaporkan transaksi perusahaan serta mempertahankan tanggung jawab untuk tetap dipercayanya atasbaktiva dan hutang.

Sistem akuntansi yang efektif harus memenuhi :

1.      Mengidentifikasikan dan mencatat transaksi yang valid.

2.      Ketepatan waktu dalam pencatatan transaksi dan pengklasifikasiannnya dalam pelaporan keuangan.

3.      Pengukuran nilai transaksi dan mencatat dalam nilai yang tepat dalam laporan keuangan.

4.  Menunjukan perode transaksi tersebut terjadi dan mencatatnya dalam periode yang benar.

5.  Menyajikan secara tepat transaksi dan yang berhubungan dengan pengungkapannya dalam laporan keuangan.

Bukti transaksi harus ada, karena merupakan focus dari system akuntansi. Transaksi meliputi pertukaran aktiva dan jasa diantara kesatuan bisnis dengan pihak luar.

System akuntansi perusahaan seharusnya menyediakan/mempunyai kelengkapan transaksi atau “audit trail” untuk setiap transaksi. Audit trail adalah rantai penyediaan bukti dengan kode, perhitungan, dan dokumentasi yang dihubungkan dengan saldo dan hasil iktisar dari data keuangan asli.

III.             Pengendalian Prosedur

Prosedur pengendalian melengkapi struktur pengendalian internal. Prosedur pengendalian dapat diterapkan pada satu jenis transaksi, misalnya penjualan, prosedur pengendalian juga dapat diterapkan secara luas dan terintegrasi pada sistem akuntansi yang khusus. Klasifikasi dari prosedur pengendalian adalah :

a.       Prosedur otorisasi

Adalah untuk meyakinkan bahwa transaksi diotorisasi oleh manajemen sesuai dengan batas kekuasaannya. Otorisasi dapat bersifat umum maupun khusus. Bersifat umum dapat berupa penetapan harga produk, sedangkan bersifat khusus ditetapkan dari kasus per kasus.

b.      Pemisahan Tugas

Adalah pemisahan tanggung jawab untuk setiap transaksi, dengan demikian dapat tercipta pengecekan silang dalam setiap kerja dari beberapa karyawan

c.       Dokumen dan Catatan

Adalah bukti atas kejadian dari transaksi beserta harga, sifat, dan jangka waktu transaksi. Faktur, cek, kontrak, dan catatatan waktu kerja adalah merupakan dokumen. Yang terpenting bagi dokumen yaitu “penawaran”.

Catatan meliputi catatan gaji karyawan yang menunjukkan akuntansi pendapatan yang diterima karyawan. Catatan dapat berupa ikhtisar dari faktur penjualan dan cek.

d.      Pengendalian akses

Pengendalian akses sangat penting untuk menjaga aktiva.akses mempunyai dua dimensi : yaitu akses langsung memegang atau mengelola aktiva; akses tidak langsung melalui penyediaan atau pemrosesan dokumen, seperti order penjualan, voucher yang mengotorisasi untuk penggunaan aktiva.

            Konsep Dasar :

            Ada tiga konsep dasar berkenaan dengan struktur pengendalian internal, yaitu :

I.                   Tanggung Jawab Manajemen

Menetapkan dan mempertahankan struktur pengendalian internal adalah tanggung jawab manajemen, pengendalian khusus yang seharusnya dimasukkan di dalam tiga elemen struktur pengendalian untuk sebuah perusahaan tergantung pada ukuran perusahaan (besar atau kecilnya), karakteristik kepemilikan, kompleksitas operasi, dll. Tanggung jawab manajemen meliputi pengawasan struktur pengendalian internal yang sedang berjalan dan jika perlu memodifikasinya.

II.                Kewajaran

Manajemen bukan mencari tingkat absolut/mutlak, tetapi mencari tingkat yang “wajar”. Kata absolut yaitu :

1.  Kriteria manfaat biaya adalah titik kritis bagi manajemen untuk mengambil keputusan. Hubungan antara manfaat-biaya adalah merupakan etimasi atau judgement, bukan pengukuran secara absolut.

2.  Realisasi bahwa pengendalian tidak mempunyai pengaruh yang signifikan terhadap efisiensi dan profitabilitas.

III.             Keterbatasan

Struktur pengendalian internal mempunyai keterbatasan yang melekat padanya. Keterbatasan-keterbatasan tersebut adalah :

1.   Faktor manusia yang melakukan fungsi prosedur pengendalian keterbatasan ini hanya dapat diminimumkan dengan oleh orang dari dalam atau luar perusahaan yang independen.

2.      Pengendalian tidak mengarahkan pada seluruh transaksi.

Dapat ditambahkan bahwa pengendalian sifatnya dinamis bukan statis.

Identifikasi sasaran pengendalian

Struktur pengendalian internal perusahaan normalnya dirancang untuk :

1.        Menjamin dapat dipercayanya catatan keuangan.

2.        Menjaga aktiva.

Catatan keuangan menyediakan basis untuk menyusun laporan keuangan, baik internal maupun eksternal. Sasaran pengendalian dapat diidentifikasikan sebagai berikut :

1.        Validitas

                  Seluruh transaksi dicatat mewakili seluruh kejadian yang terjadi; tidak adanya yang                            terlewatkan.

2.        Kelengkapan

Transaksi yang valid yang harus dicatat.

3.        Keabsahan pencatatan

Transaksi yang detail telah termaktub secara akurat dari sumber dokumen dan pencatatan transaksi telah dinilai, dievaluasi, diklasifikasi, dicatat dan diposting tepat waktu.

4.        Penjagaan

Aktiva dapat dijaga dan diakses oleh pihak yang sesuai dengan otorisasi manajemen.

5.        Purna tanggungjawab

Saldo yang tercatat dari setiap aktiva dan hutang dibandingkan dengan wujud yang nyata dan setip aktiva dan hutang tersebut pada setiap internal waktu tertentu.

Mempelajari dan mengevaluasi elemen struktur pengendalian internal

Hasil atas mempelajari dan mengevaluasi SPI yang ada adalah dapat dimanfaatkannya untuk digunakan sebagai :

1.        Mengidentifikasikan bentuk-bentuk salah satu yang potensial dari laporan keuangan.

2.        Mengetahui faktor-faktor yang mempunyai pengaruh atas resiko laporan keuangan.

3.        Digunakan untuk merencanakan pengujian substantive.

I.                   Mengevaluasi lingkungan pengendalian

Akuntan pemeriksa mempelajari dan mengevaluasi lingkungan pengendalian untuk mengevaluasi sikap, kesadaran dan tindakan manajemen dan komite pemeriksaan yang berhubungan dengan pentingnya pengendalian dan tekanan dalam perusahaan. Dalam melakukan evaluasi, akuntan pemeriksa harus mengakui bahwa yang lebih penting adalah transaksi bukan kualitas legal. Mempelajari dan mengevaluasi struktur pengendalian internal adalah penting sebagai dasar dalam perencanaan pemeriksaan.

II.                Mengevaluasi sistem akuntansi

Mempelajari dan mengevaluasi sistem akuntansi, meliputi :

1.        Transaksi-transaksi yang pokok didalam perusahaan.

2.   Catatan akuntansi, dokumen pendukung, rekening khusus dalam laporan keuangan, termasuk didalamnya proses dan pelaporan transaksi.

3.        Pemrosesan data akuntansi yang meliputi penggunaan computer untuk pemrosesan data.

4.  Proses dalam penyusunan laporan keuangan untuk menyediakanlaporan keuangan. Termasuk etimasi akuntansi yang signifikan.

III.             Mengevaluasi Prosedur Pengendalian

Struktur pemeriksa normalnya memperoleh pengetahuan tentang prosedur pengendalian khusus yang berhubungan dengan lingkungan pengendalian dan sistem akuntansi. Pada umumnya mempelajari dan mengevaluasi prosedur pengendalian yang berhubungan dengan laporan keuangan tidak diperlukan dalam perencanaan pemeriksaan. Bagaimanapun juga, hal ini diperlukan bagi akuntan pemeriksa untuk mengetahui kunci pengendalian yang berkenaan dengan rekening atau transaksi yang mempunyai tingkat resiko sangat tinggi.

IV.             Prosedur Untuk Memperoleh

Mempelajari dan mengevaluasikan struktur pengendalian internal perusahaan diperoleh dengan cara :

1.        Menganggap pengalaman tahun yang lalu dan pemeriksaan klien

2.        Mewawancarai manajemen dan supervisor dan staf

3.        Menelah dokumen dan catatan seperti akuntansi dan prosedur penelitian

4.        Mengamati aktivitas dan operasi perusahaan.

V.                Dokumen yang digunakan

Dokumen yang digunakan oleh akuntan pemeriksa untuk mempelajari dan mengevaluasi struktur pengendalian internal adalah kertas kerja. Hal ini dapat dilakukan dengan menggunakan questioner,flowchart, dan naratif memo. Kerja bentuk dokumen tersebut selalu ada dan selalu digunakan oleh perusahaan-perusahaan dalam operasi dan aktivitasnya. 



Referensi Buku :
Abdul Halim, Universitas Gunadarma